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1on1は必ず議事録を残す(ときどき公開だってする)

1on1 マネジメント

これはFOLIO Advent Calendar 2019 16日目の記事です。
昨日は@grimroseさんのScala.jsとcatsとその仲間たち - Qiitaでした！

昨年の秋から、リーダーとして採用とかチームの健康診断(?)とかをやっています。
難しいしなかなか上手くいきませんが、自分よりずっとベテランなメンバーの皆にアドバイスや見守りをいただきつつ1年生を終えました。

書籍や先人のブログ、周りからの声なんかを参考に見よう見まねでやってきましたが、何をするにも意識していたのは「前回との繋がり」がなくならないようにすることです。
ふりかえりや月次報告会のように、数週間に1度行うようなアクティビティはどうしても前回の記憶が薄れがちです。それでも、毎度新しい気持ちで望むのでなく、あくまで連続したイベントの中の1回と意識することで

  • よいことや成長の積み重ね
  • 課題やもやもやの経過観察

を大事にしてきました。

些細で当然のことなようですが、忙殺されると後手になったりもするので、小さなことでも1年続けられてよかったかなという感想を抱いています。
さて、このエントリでは、中でも工夫した1on1についてちょっとだけ詳しく書いてみます。

やったこと

  • メンバーごとに議事録をとり、いつでも過去を引き出せるようにした
  • 1on1前に前回分を見て、引き続き取り扱った方がよさそうな話題があるかチェックしてから望んだ

(便宜上、リーダーやエンジニアリングマネージャーががやる方を1on1のホスト、メンバーを1on1のゲストと呼びます。一般的な呼称があったら教えてください)
ゲスト専門だった頃は共有ドキュメントとしてオンラインに1on1の議事録がある状態を体験したことがなかったし、自分にとってはそれを残すこと自体が新しい試みでした。
過去の経験から、自分でメモを取ると「雑すぎて見返してもよく分からん」「そもそも話すのに夢中で何もメモできなかった！」なんてことになりがちだったので、はじめから「ホストが記録を残すよ」という体にすることで、ゲストには話すことに集中してもらいつつそこそこ意味の分かる記録を残すことができたように思います。

1on1はフォーマットを大体決めていたのですが、その中に「前回との差分」という項目も入れていました。
ちょっとだけ準備に時間はかかりますが、必ず前の議事録を見返してから1on1に望むことで、「この前より状況よくなったね」「多分これ未だに解決してないよね、すまん」と経過観察を行っていました。

副次的な効果

「前回の繋がり」のみならず、1on1の記録は他にも役立ちました。

ホストとゲストで認識の齟齬が減る

ゲストが話したことをホストが書き起こすことで、ホストの理解がゲストの思いから乖離していないかを確認することができました。
実際、「これはどちらかというと○○という意味です」「さっきはそう言ったけどやっぱりこうでした」みたいな、訂正のコメントを貰うこともあって助かりました。

希望に応じホストとゲスト以外にも公開し、便利に用いることができる

せっかくドキュメントができるということで、希望者の分だけ、希望する範囲で公開もしていました。
もちろん完全自由にしたので、人によって毎度全社に公開したり、同じ職能の人にだけ見せたり、基本は非公開でときどきチームに公開したり、様々です。
公開された分は、チームメンバーが閲覧して共感コメントを残したり、他チームのリーダーとか経営メンバーが見て状況を把握したりするのに使われています。
個人的には、私だけで解決できない課題の相談相手と目線を合わせたり、リーダーの引き継ぎをしたりする際に役立ちました。

↓議事録を公開してみようと決めたとき社内wikiに書いたもの。1番思想がまとまっているので貼っておきます。おとうふっていうのは我がチームのことです📛

1on1の運用について思いを語ったポエム

1on1って、やってみるまでは「何かいいことを言わないといけないんじゃないか」「相談されたらスマートに解決しないといけないんじゃないか」ととても緊張していたのですが、回数重ねるにつれ、とにかく相手に喋ってもらって、後からアクションへ移せたらいいかなと考えるようになりました。
それ以降は気持ちとしても楽になり、純粋に尊い時間として1on1を迎えられています。 まぁ、後からでも、聞いたことを日々の行動や意思決定に反映させるのはとっても難しいのですが…。


よく聞く「メンバーが気持ちや意見を話してくれるのはありがたい」っていうのはリーダーのポジショントークやろって思ってたんですが笑、本当にありがたいことなんだと心から思った2019年…

勘違いしちゃいけないのは、リーダーのため(だけ)の1on1じゃないので、私が満足するだけじゃ意味ないんですけどね！
引き続き精進！！

明日は@krrrr38さんです！